Gerade im Lohn- und Gehaltsbereich sollte rechtzeitig vor dem anstehenden Jahreswechsel 2013/2014 geprüft werden, ob alle notwendigen „Hausaufgaben“ gemacht worden sind. Zu denken ist dabei insbesondere an die Umstellung auf das ELStAM-Verfahren und das neue ab 2014 geltende steuerliche Reisekostenrecht.
ELStAM-Verfahren
Das ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) ist Anfang 2013 gestartet und ersetzt die Papier-Lohnsteuerkarte. Der Einstiegszeitpunkt kann im Jahr 2013 frei gewählt werden. Für Arbeitgeber, die das neue Verfahren noch nicht anwenden, bleibt allerdings nicht mehr viel Zeit – sie sind nämlich grundsätzlich verpflichtet, spätestens für die letzte Lohnabrechnung des Jahres 2013 die ELStAM ihrer Arbeitnehmer abzurufen. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist also verspätet.
Hinweis: Weitere Informationen zum ELStAM-Verfahren sind unter www.elster.de aufgeführt.
Reisekostenreform
Das neue Reisekostenrecht bringt zum 1.1.2014 zum Teil umfangreiche Änderungen für das Lohnbüro. Arbeitgeber sollten sich also rechtzeitig auf die Neuregelungen vorbereiten. Denn vielfach müssen Festlegungen zur ersten Tätigkeitsstätte getroffen und die neuen Regeln in die Reisekostenrichtlinien eingearbeitet werden.
Hinweis: Handelt es sich um eine erste Tätigkeitsstätte, hat dies u.a. zur Folge, dass nur die Entfernungspauschale (0,30 EUR je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) Anwendung findet.
Mit dem Grundsatz „Steuerrecht folgt Arbeitsrecht“ ergeben sich Gestaltungsspielräume, die zugunsten der Arbeitnehmer genutzt werden können. Die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte erfolgt nämlich vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Da die Zuordnungsentscheidung eindeutig sein muss, ist sie zu dokumentieren.
Hinweis: In Zweifelsfällen sollte zunächst das 52-seitige Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums, das zahlreiche Beispiele enthält, zur Hand genommen werden.
Steuerfreie und begünstigte Gehaltsextras
Rechtzeitig vor dem Jahresende sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer prüfen, ob die vielseitigen Möglichkeiten von steuerfreien und begünstigten Lohnbestandteilen optimal ausgeschöpft wurden. Darunter fallen beispielsweise Sachbezüge unter Ausnutzung der monatlichen Freigrenze von 44 EUR oder steuerfreie Kindergartenzuschüsse.
Hinweis: Reine Gehaltsumwandlungen sind vielfach schädlich, d.h. es muss sich um eine zusätzliche Leistung (zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn) handeln.
Privatnutzungsverbot bei Firmenwagen
Überlässt der Arbeitgeber einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung, liegt ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Wird dieser Vorteil nach der pauschalen Ein-Prozent-Regelung ermittelt, kommt es nach der neuen, verschärfenden Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht darauf an, ob der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch tatsächlich privat genutzt hat.
Die Ein-Prozent-Regelung kommt aber nur dann zur Anwendung, wenn feststeht, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung arbeitsvertraglich oder doch zumindest auf Grundlage einer konkludent getroffenen Nutzungsvereinbarung überlassen hat. Steht dies nicht fest, kann auch der Beweis des ersten Anscheins diese fehlende Feststellung nicht ersetzen.
Soll der Arbeitnehmer den Firmenwagen nicht für private Zwecke nutzen dürfen, bietet es sich an, im Anstellungsvertrag ein Privatnutzungsverbot auszusprechen. Darüber hinaus sollte im Einzelfall geprüft werden, ob die Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode günstiger ist.
Jahresmeldung zur Sozialversicherung
Bislang mussten die Jahresmeldungen zur Sozialversicherung bis spätestens zum 15.4 des Folgejahres an die Sozialversicherungsträger gemeldet werden. Durch das BUK-Neuorganisationsgesetz wurde diese Frist nun vorverlegt. Demzufolge müssen die Jahresmeldungen für das Kalenderjahr 2013 spätestens bis zum 15.2.2014 übermittelt werden.
Hinweis: Ist nach Abgabe der Jahresmeldung noch einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wegen der Märzklausel dem Vorjahr zuzuordnen, ist eine Sondermeldung erforderlich.