Einem Kraftfahrer, der in der Schlafkabine seines Lkw übernachtet, entstehen Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern mit Übernachtung anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind. Zu der Frage, wie derartige Aufwendungen ermittelt und glaubhaft gemacht werden können, hat nun das Bundesfinanzministerium Stellung genommen.

Zum Hintergrund

Der Bundesfinanzhof hatte im letzten Jahr entschieden, dass bei Kraftfahrern im Fernverkehr weder der Lkw-Wechselplatz noch das Fahrzeug die Merkmale einer regelmäßigen Arbeitsstätte erfüllen. Da die Übernachtungspauschalen für Auslandsdienstreisen die tatsächlichen Aufwendungen in diesen Fällen jedoch beträchtlich überschreiten, scheidet ein Ansatz dieser Pauschalen nach Ansicht des Bundesfinanzhofs aus.

Aufzeichnungen über drei Monate führen

Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums können die Reisenebenkosten – in Betracht kommen etwa Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen oder Aufwendungen für die Reinigung der Schlafkabine – in vereinfachter Weise ermittelt und glaubhaft gemacht werden. Hierbei ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer die ihm tatsächlich entstandenen und regelmäßig wiederkehrenden Reisenebenkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen durch Aufzeichnungen glaubhaft macht. Dabei sind bei der Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen, nicht jedoch die als Wertbons ausgegebenen Beträge.

Hinweis: Der tägliche Durchschnittsbetrag aus den Rechnungsbeträgen für den repräsentativen Zeitraum gilt für den Ansatz von Werbungskosten und die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber so lange, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (BMF-Schreiben vom 4.12.2012, Az. IV C 5 – S 2353/12/10009; BFH-Urteil vom 28.3.2012, Az. VI R 48/11).