„Elektronik statt Papier – Einfacher, schneller und günstiger berichten mit der E-Bilanz“, so lautet der Titel einer Broschüre des Bundesfinanzministeriums zur Einführung der elektronischen Bilanz (E-Bilanz). Vermittelt der Titel Erleichterungen für die Unternehmen, stellt das „Projekt E-Bilanz“ in der Praxis vielmehr eine große Herausforderung dar. Obwohl der Starttermin für das Jahr 2013 immer näher rückt, sind die Vorbereitungen vielfach noch nicht abgeschlossen.
Wer ist betroffen?
Betroffen sind Unternehmen, die nach handels- oder steuerrechtlichen Bestimmungen eine Bilanz aufzustellen haben oder diese freiwillig aufstellen. Ausgenommen sind somit Unternehmen, die nicht buchführungspflichtig sind und die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln.
Hinweis: Steuerpflichtige, die eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen, müssen bei Betriebseinnahmen von mindestens 17.500 EUR ihre Anlage EÜR ebenfalls elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Diese Verpflichtung gilt für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2010 beginnen.
Zeitliche Umsetzung
Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung müssen erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013 – also regelmäßig im Jahr 2014 – elektronisch übermittelt werden. Für das Wirtschaftsjahr 2012 ist die Abgabe in Papierform noch zulässig.
Selbst wenn die E-Bilanz erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013 übermittelt wird, bleibt für die Umstellung nicht mehr viel Zeit. Denn wer bei der Erstellung des Jahresabschlusses 2013 umfangreiche Umbuchungen vermeiden möchte, sollte bereits ab dem 1.1.2013 nach der neuen Taxonomie buchen.
Taxonomie und XBRL-Format
Taxonomien sind gegliederte Datenschemata zur Übermittlung von Finanzberichten. Vergleichbar einem Kontenrahmen enthalten sie die Positionen, die für die individuelle Darstellung der Abschlussposten genutzt werden können. Die Kerntaxonomie beinhaltet die Positionen für alle Rechtsformen. Abweichend hiervon wurden für bestimmte Wirtschaftszweige (z.B. Banken) Branchentaxonomien erstellt.
Die elektronische Übermittlung erfolgt im XBRL-Format. XBRL (eXtensible Business Reporting Language) ist ein international verbreiteter Standard für den elektronischen Datenaustausch von Unternehmensinformationen, den viele Unternehmen bereits aus der Veröffentlichung ihrer Jahresabschlüsse im Bundesanzeiger kennen.
Mussfelder und Auffangpositionen
Die in den Taxonomien als „Mussfeld“ bezeichneten Positionen sind unabhängig von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens zwingend zu befüllen. Lässt sich ein Feld nicht mit Werten füllen, z.B. weil die Position in der ordnungsgemäßen individuellen Buchführung nicht geführt wird, ist die Position „leer“ (technisch mit NIL für „Not in List“) zu übermitteln.
Neben den „Mussfeldern“ und fakultativen Positionen sind die Auffangpositionen von Bedeutung. Sie können genutzt werden, wenn für einen Sachverhalt eine vorgegebene Differenzierung nicht aus der Buchführung abgeleitet werden kann. Sie sollen die Übermittlung erleichtern und den Eingriff in das Buchführungswesen verhindern.
E-Bilanz: Ein Vorteil für die Finanzverwaltung
Weil die E-Bilanz vergleichbare Daten liefert, wird der Verwaltung künftig ein großer Datenpool zur Verfügung stehen, der beispielsweise bei Drittvergleichen herangezogen werden kann. Darüber hinaus können die elektronisch ermittelten Daten automatisch und maschinell geprüft werden. Die Finanzverwaltung selbst führt in ihrer aktuell veröffentlichten Broschüre aus, dass ein sorgfältig befüllter Datensatz zu einer zeitnäheren und treffgenaueren Auswahl der zu prüfenden Betriebe genutzt werden kann.
Hinweis: Die Broschüre „Elektronik statt Papier – Einfacher, schneller und günstiger berichten mit der E-Bilanz“ kann hier heruntergeladen werden.