Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist handels- und steuerrechtlich eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Dies betrifft z.B. die Aufwendungen für Jahresabschlüsse und Anlagevermögenskarteien über zehn Jahre und für Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe über sechs Jahre.

Hinweis: Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, kommt eine Rückstellung insoweit nicht in Betracht, da es an der rechtlichen Verpflichtung fehlt. Sind Feststellungen zur Zusammensetzung der Unterlagen nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich, akzeptiert die Finanzverwaltung für Unterlagen, zu deren Archivierung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, einen 20 %igen Abschlag von den Gesamtkosten.

 

Die Rückstellung kann grundsätzlich nach zwei Methoden ermittelt werden:

1. Die Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.

2. Die jährlich anfallenden (rückstellungsfähigen) Kosten für einen Archivraum, in dem die Unterlagen aller Jahre aufbewahrt werden, können mit dem Faktor 5,5 (arithmetisches Mittel der Jahre eins bis zehn) multipliziert werden. In der Praxis wird die Rückstellung üblicherweise nach dieser Berechnungsmethode ermittelt.

In einem aktuellen Urteil hat der Bundesfinanzhof bestätigt, dass der Faktor von 5,5 nicht zu beanstanden ist. In seiner Urteilsbegründung führt er zudem an, dass nur die Aufwendungen für solche Unterlagen rückstellungsfähig sind, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht ist. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt werden, ist nicht zu berücksichtigen (BFH-Urteil vom 18.1.2011, Az. X R 14/09; OFD Hannover vom 27.6.2007, Az. S 2137 – 106 – StO 222/221).