In den neuen Lohnsteuerrichtlinien 2011 wurde die Mahlzeitengestellung anlässlich oder während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder während einer doppelten Haushaltsführung rückwirkend ab dem 1.1.2010 grundlegend vereinfacht. Eine Arbeitgeberveranlassung setzt demnach nur noch voraus, dass die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden (bzw. er sie direkt bezahlt) und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Die bislang erforderliche Vorabbuchung durch den Arbeitgeber entfällt.

Bei der Bewertung haben die Arbeitgeber ein Wahlrecht:

• Die Bewertung kann mit dem tatsächlichen Wert erfolgen, wobei ein Bewertungsabschlag von 4 Prozent unzulässig ist.

• Aus Vereinfachungsgründen können bis zu einem Gesamtwert der Speisen und Getränke von 40 EUR (inkl. Umsatzsteuer) auch die amtlichen Sachbezugswerte angesetzt werden (amtliche Sachbezugswerte 2010: Frühstück 1,57 EUR; Mittag-/Abendessen je 2,80 EUR).

Beispiel: Ein Arbeitnehmer nimmt auf Weisung seines Arbeitgebers an einer ganztägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Die berufliche Abwesenheitsdauer beträgt 10 Stunden. Der Arbeitgeber bezahlt die Rechnung, in der ein Mittagessen (inkl. Getränke) in Höhe von 38 EUR enthalten ist. Nach den betrieblichen Reisekostenbestimmungen muss der Arbeitnehmer den amtlichen Sachbezugswert (2,80 EUR) entrichten, der mit der lohnsteuerlich zulässigen Verpflegungspauschale verrechnet wird.

Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert: Da der Wert der Mahlzeit 40 EUR nicht übersteigt, kann der amtliche Sachbezugswert von 2,80 EUR angesetzt werden. Ein geldwerter Vorteil entfällt, da der Arbeitnehmer den Betrag für die Mahlzeit zu bezahlen hat, der dem amtlichen Sachbezugswert entspricht. Infolgedessen erhält der Arbeitnehmer nach der Verrechnung eine steuerfreie Reisekostenvergütung von 3,20 EUR (6 EUR abzüglich 2,80 EUR) ausgezahlt.

Bewertung mit den tatsächlichen Kosten: Das Mittagessen kann auch mit seinem tatsächlichen Wert abzüglich des vom Arbeitnehmer bezahlten Eigenanteils als geldwerter Vorteil erfasst werden (38 EUR abzüglich 2,80 EUR = 35,20 EUR). Der ungekürzte Reisekostenersatz von 6 EUR ist steuerfreier Arbeitslohn, sodass steuerpflichtige Bezüge von 35,20 EUR vorliegen, die allerdings im Rahmen der 44 EUR-Grenze steuerfrei bleiben können.

Hinweis: Erfolgt die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert kann die monatliche Freigrenze in Höhe von 44 EUR nicht angewendet werden (Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2011, Drs. 589/10 vom 24.9.2010).