Die Oberfinanzdirektion Rheinland hat jüngst zur Ordnungsmäßigkeit von elektronischen Fahrtenbüchern unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs und der Auffassung der Finanzverwaltung Stellung bezogen. Nachfolgend wichtige Punkte im Überblick:
Elektronische Fahrtenbücher und elektronische Fahrtenbuchprogramme werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen, da sich eine Zertifizierung/Zulassung ohnehin immer nur auf eine bestimmte Version beziehen könnte. Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt, setzt die Anerkennung des Fahrtenbuchs eine ordnungsgemäße Bedienung der Hard- und Software voraus. Anschließend muss es alle von der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs und der Finanzverwaltung geforderten Angaben enthalten.
Für dienstliche Fahrten sind nach den Lohnsteuerrichtlinien grundsätzlich die folgenden Angaben erforderlich:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Hinweis: Im Gegensatz zu beruflichen Fahrten ist die Angabe des Datums bei Privatfahrten nicht vorgesehen. Allerdings werden die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch nur erfüllt, wenn sich zumindest der Zeitraum der Privatfahrten aus dem Zusammenhang der Eintragungen ergibt.
Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert werden. Die Oberfinanzdirektion betont, dass die eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch im Ausdruck unverzichtbare Voraussetzung für die Anerkennung ist. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt und ggf. wieder unverändert lesbar gemacht werden können. Bei eventuellen Änderungen müssen die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten und (jeweils) ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.
Hinweis: Im Zuge des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung ist darauf zu achten, dass die maschinelle Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten gewährleistet ist.
Eintragungen in ein Webportal des Anbieters
Nach Ansicht der Oberfinanzdirektion Rheinland bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal des Anbieters einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden. Dabei müssen die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert sein.
Kilometerdifferenzen zwischen Tacho und GPS
Ergeben sich beim elektronischen Fahrtenbuch über die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken Abweichungen vom Tachostand, ist das grundsätzlich unbedenklich. Allerdings sollte der tatsächliche Tachostand im Halb- oder Jahresabstand dokumentiert werden (OFD Rheinland vom 18.2.2013, akt. Kurzinfo LSt-Außendienst 2/2013).