Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz ELStAM) sollten ursprünglich bereits in 2011 eingeführt werden, da die (Papier-)Lohnsteuerkarte letztmalig für das Kalenderjahr 2010 ausgestellt wurde. Nachdem der Starttermin gleich (mehrfach) verschoben worden ist, soll das neue Verfahren nun mit Wirkung zum 1.1.2013 an den Start gehen – allerdings mit einer einjährigen Einführungsphase. Dies geht aus einem Entwurfsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 2.10.2012 hervor.
Da die entsprechenden Regelungen noch nicht in das parlamentarische Verfahren des Jahressteuergesetzes 2013 eingebracht bzw. noch nicht endgültig verabschiedet worden sind, ist das Startschreiben des Bundesfinanzministeriums „nur“ als Entwurf veröffentlicht worden. Die neuen Spielregeln lassen sich unter Berücksichtigung der Informationen des Deutschen Steuerberaterverbandes auszugsweise wie folgt zusammenfassen:
Hinweise für Arbeitgeber
Zum Abruf der Arbeitnehmer-Daten benötigt der Arbeitgeber dessen Identifikationsnummer und dessen Geburtsdatum. Der Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber ist ab 1.11.2012 mit Wirkung ab 2013 möglich. Ab 2013 besteht zwar für jeden Arbeitgeber die Pflicht, das Verfahren zu nutzen, es besteht jedoch eine Kulanzfrist bzw. ein Einführungszeitraum bis zum 31.12.2013.
In diesem Zeitraum kann jeder Arbeitgeber frei entscheiden, wann er mit der Nutzung beginnt und ob er das Verfahren zunächst nur für einen Mitarbeiter oder aber gleich für mehrere Angestellte nutzen möchte. Allerdings müssen Arbeitgeber die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abrufen. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist also verspätet.
Bis zur Anwendung der durch den Arbeitgeber abgerufenen ELStAM gelten die bisher gewährten Freibeträge des Arbeitnehmers weiter. Erst dann verlieren auch die Lohnsteuerkarte 2010 und etwaige Ersatzbescheinigungen 2011, 2012 oder 2013 ihre Gültigkeit.
Wichtig: Der Arbeitgeber kann auf eine sofortige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM einmalig verzichten und die bisherigen Daten sechs Monate ab dem Abruf weiter als Grundlage für die Lohnabrechnung verwenden. Der Vorteil: Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die abgerufenen ELStAM zur Überprüfung vorab mitteilen und so etwaige Abweichungen im Vorfeld klären. Hierfür wird die Verwaltung einen Vordruck „Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)“ unter www.formulare-bfinv.de zum Abruf bereitstellen.
Der 6-Monats-Zeitraum gilt selbst dann, wenn er über das Ende des Einführungszeitraums (31.12.2013) hinausreicht.
Praxistipp: Unter www.elster.de soll ein „Leitfaden für Lohnbüros“ veröffentlicht werden, der u.a. darüber informiert, welche Maßnahmen im Falle falscher ELStAM zu treffen sind.
Hinweise für Arbeitnehmer
Ereignisse, die bei der Meldebehörde registriert wurden, werden im Zuge des neuen Verfahrens automatisch an die Finanzverwaltung zur Änderung der persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale übermittelt. Dabei wird z.B. bei der Eheschließung standardisiert die Steuerklasse 4/4 unterstellt, wenn beide Ehegatten Arbeitnehmer sind. Der Weg zum Finanzamt ist in diesen Fällen also nur erforderlich, wenn eine andere Steuerklassenkombination gewünscht ist.
Hinweis: Die eigenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale können voraussichtlich ab dem 1.11.2012 unter www.elsteronline.de abgerufen werden. Hierzu ist eine Registrierung mit Identifikationsnummer erforderlich.
Für die Berücksichtigung von Freibeträgen (z.B. bei hohen Werbungskosten infolge der Fahrten zur Arbeit) ist zu beachten, dass die zuvor bescheinigten Beträge in 2013 grundsätzlich nur bis zum Einsatz des ELStAM-Verfahrens im Einführungszeitraum gelten. Neue Anträge für 2013 können seit dem 1.10.2012 auf amtlichem Vordruck eingereicht werden.
Weiteres Entwurfsschreiben veröffentlicht
In einem weiteren Entwurfsschreiben vom 11.10.2012 hat das Bundesfinanzministerium die Einzelheiten für die dauerhafte Anwendung des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale geregelt. Es ergänzt den Entwurf des Startschreibens vom 2.10.2012 und ist anzuwenden, soweit der Arbeitgeber im Einführungszeitraum nicht nach den neuen Regelungen in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2013 (Entwurf) verfährt (Entwurf eines BMF-Schreibens vom 11.10.2012, Az. IV C 5 – S 2363/07/0002-03; Entwurf eines BMF-Schreibens vom 2.10.2012, Az. IV C 5 – S 2363/07/0002-03; DStV, Mitteilungen vom 8.9.2012 und 8.10.2012).