Allein mit der Aufbewahrung einer Archivierungs-CD, die anhand der Daten des Lieferanten erstellt worden ist, erfüllt der Kunde seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht. Damit verneint das Bayerische Landesamt für Steuern Anfragen aus der Praxis, ob Lieferanten anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden erstellen können, sodass die Kunden auf die Aufbewahrung der Tagesrechnungen und ggf. auch Lieferscheine verzichten können. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.

Papierrechnungen können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies setzt u.a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben.

Nach Ansicht des Bayerischen Landesamts für Steuern kann die aufzubewahrende Unterlage nur der Lieferschein oder die Rechnung sein, die dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist – und zwar unabhängig davon, ob der Kunde auf dieser empfangenen Unterlage tatsächlich Vermerke angebracht hat.

Hinweis: Darüber hinaus ist zu beachten, dass der Vorsteuerabzug voraussetzt, dass der Steuerpflichtige im Besitz der Originalrechnung ist (Bayerisches Landesamt für Steuern vom 13.2.2012, Az. S 0317.1.1-4/1 St42).