In den nächsten Wochen steht in vielen Betrieben wieder die Weihnachtsfeier an. Werden dabei gewisse Spielregeln eingehalten, fallen weder Lohnsteuer noch Beiträge zur Sozialversicherung an. Um die Steuerfreiheit nicht zu gefährden, sollten die nachfolgenden Punkte beachtet werden.
Begriffsbestimmung
Zuwendungen des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier etc.) gehören als Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers nicht zum Arbeitslohn, sofern es sich um eine herkömmliche (übliche) Betriebsveranstaltung und um bei diesen Veranstaltungen übliche Zuwendungen handelt.
Die Betriebsveranstaltung muss allen Betriebsangehörigen offenstehen. Handelt es sich um eine Veranstaltung einer Organisationseinheit des Betriebs (z.B. Abteilung), müssen alle Arbeitnehmer dieser Einheit teilnehmen dürfen. Eine nur Führungskräften vorbehaltene Veranstaltung stellt keine Betriebsveranstaltung dar.
Steht die Teilnahme nicht allen Mitarbeitern offen, muss der geldwerte Vorteil in der Regel individuell versteuert werden. Eine Lohnsteuerpauschalierung des Arbeitgebers mit 25 % scheidet aus.
Anzahl der Betriebsveranstaltungen
Betriebsveranstaltungen werden als üblich angesehen, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden; auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Somit führt die dritte (und jede weitere) Veranstaltung zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.
Hinweis: Unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge kann der Arbeitgeber die Betriebsveranstaltung mit den niedrigsten Kosten als dritte und damit lohnsteuerpflichtige Veranstaltung einstufen. Die Nachversteuerung erfolgt dann pauschal mit 25 %.
110 EUR-Freigrenze
Von üblichen Zuwendungen geht die Verwaltung aus, wenn die Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer während der Betriebsveranstaltung 110 EUR nicht übersteigen. Da es sich um einen lohnsteuerlichen Wert handelt, versteht sich die 110 EUR-Grenze als Bruttobetrag (also einschließlich Umsatzsteuer). Wird die Freigrenze überschritten, liegt in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.
Die auf Ehegatten oder Angehörige entfallenden Aufwendungen werden den jeweiligen Arbeitnehmern selbst als Vorteil zugerechnet.
Beispiel: Arbeitnehmer A nimmt mit seiner nicht im Betrieb tätigen Ehefrau an der Weihnachtsfeier 2011 teil. Die Bruttogesamtkosten der Feier belaufen sich auf 10.000 EUR. Bei der Weihnachtsfeier sind 100 Personen zugegen.
Lösung: Pro Person betragen die Kosten 100 EUR. Da A auch die auf seine Ehefrau entfallenden Kosten als Vorteil zugerechnet werden, beträgt der Gesamtvorteil 200 EUR, sodass die Betriebsveranstaltung zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führt. Eine Lohnsteuerpauschalierung mit einem Steuersatz von 25 % ist hier möglich. Die Pauschalierung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
In die Überprüfung der 110 EUR-Freigrenze sind vor allem Speisen und Getränke, Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Eintrittskarten und Geschenke einzubeziehen. Damit ein Geschenk in die 110 EUR-Grenze einfließt, darf es nicht mehr als 40 EUR (brutto) kosten. Ist es teurer, kann es mit 25 % pauschal versteuert werden.